Корпоративная база знаний - прежде всего это единая система, в которой каждый найдет именно то, что ищет в едином информационном пространстве (ЕИП) вашей компании.

Сама информация является ценностью, а быстрый доступ к ней и быстрое ее получение дает компании конкурентные преимущества. Информацией в KB являются знания сотрудников компании, справочная информация и документация. Общие потери времени менеджера среднего звена, связанные с документооборотом – 7-8 часов в неделю, а это 20% рабочего времени. На поиск и согласование документов руководитель тратит до 30% времени. Ценность быстро доставленной информации оцените сами. KB позволяет поддерживать актуальность информации и избавляет от ее дублирования. Применение KB дает снижение издержек и повышение прибыли.

Итого: корпоративная KB даст компании:

КB построена по приципу объектов. Каждый объект имеет свои обязательные основные данные и данные определяемые дополнительно. Тип объекта определяет какие данные должны быть у объекта при его создании. Типы основных объектов можно определять не только на этапе создания KB, а и в процессе ее эксплуатации, что дает возможность постоянно развивать и совершенствовать систему, не прибегая к помощи программистов. Архитектура объектов основных типов определяется на этапе создания объекта основного типа и объект, созданный по основному типу, будет содержать структуры данных заимствованные у объекта основного типа. Структуры данных определенные в созданном объекте потомке всегда можно изменить и дополнить новыми данными.

Данные объекта KB:

Поиск возможен по всем реквизитам объектов. Система классификации обеспечит простоту и легкость поиска объектов. Системы типизированных данных снабжает объект любыми структурами данных, каждая переменная объекта имеет свое наименование. Система записок позволит снабжать объект комментариями. Система событий дает возможность контроля состояния объекта.

Тесная интеграция с уже используемыми программными продуктами даст возможность построить на базе KB различные решения для вашего бизнеса. Система связей объектов между собой внутри системы позволит выстроить цепочки объектов. Так вы с легкостью свяжите объекты:

компания <–> структурное подразделение <–> сотрудник <–> ребенок (объект ребенок)
<–> приказ на отпуск (объект приказ)
<–> проект (объект проект)
Или посмотрите данные:

cотрудник – телефон
- дата рождения
- дата приема на работу
и т.п.

На основе программных средств KB и интеграции с другими системами можно создавать различные системы, в которых все данные систематизированы для удобства поиска и их обработки.

Система может вести историю изменений объекта, достаточно указать что объект наблюдается. Каждый объект системы может иметь версионность, что позволит отслеживать объекты часто меняющиеся. Электронный архив уже имеется в системе KB и любой объект (в общем понимании документ, в понимании KB это любой объект) может быть передан в электронный архив.

В состав корпоративной базы знаний могут входить:

- Организационные, справочные, нормативные, данные необходимые для работы компании
(объекты документы разных типов - пример: приказ, нормативы, ГОСТы, справочники и т.п.)

- Электронная библиотека
(объекты документы разных типов)

- Электронный архив документов
(объекты документы разных типов)

• При передаче объекта в архив на каждый объект устанавливаются данные с указанием реквизитов архивного хранения или создается объект для поступивших из внешних документов (дата передачи в архив и дата конца хранения, заголовок дела, количество листов и т.д.). Объект остается доступным для пользователей в соответствии с регламентами, но с дополнительными реквизитами архива
• В процессе архивного хранения отслеживаются события архива - перемещения, выдача на руки, возврат, выбытие дел и документов
• Поддерживается возможность оперативного контроля возврата дел и документов, выданных на руки (Контроль событий)

- Структурные данные компании (организационная структура компании)
(объект компания, объекты структурные подразделения и т.п.)

- Система описания бизнес процессов компании
(различные объекты)

- Проектная документация, с возможной интеграцией системой управления проектами.
(объект проект и связанные с ним объекты)

- Для мотивации сотрудников – Новости и корпоративные события с фотоальбомом
(объект событие)

- Система изделий или услуг компании
(объект изделие, объект услуга)

- Цифрово́й маке́т изделия - совокупность электронных документов, описывающих изделие, его создание и обслуживание. Содержит электронные чертежи и/или трёхмерные модели изделия и его компонент, чертежи и/или модели необходимой оснастки для изготовления компонент изделия, различную атрибутивную информацию по компонентам (номенклатура, веса, длины, особые параметры), технические требования, директивные документы, техническую, эксплуатационную и иную документацию.

- PDM-система (англ. Product Data Management — система управления данными об изделии) — организационно-техническая система, обеспечивающая управление всей информацией об изделии. При этом в качестве изделий могут рассматриваться различные сложные технические объекты (корабли и автомобили, самолёты и ракеты, компьютерные сети и др.). PDM-системы являются неотъемлемой частью PLM-систем.
- Product Lifecycle Management (PLM) (жизненный цикл изделия) — технология управления жизненным циклом изделий. Организационно-техническая система, обеспечивающая управление всей информацией об изделии и связанных с ним процессах на протяжении всего его жизненного цикла, начиная с проектирования и производства до снятия с эксплуатации. При этом в качестве изделий могут рассматриваться различные сложные технические объекты (корабли и автомобили, самолёты и ракеты, компьютерные сети и др.). Информация об объекте, содержащаяся в PLM-cистеме является цифровым макетом этого объекта.
- Система управления взаимодействием с клиентами (или CRM, сокр. от англ. Customer Relationship Management System — система управления взаимодействием с клиентами) — корпоративная информационная система, предназначенная для автоматизации CRM-стратегии компании, в частности, для повышения уровня продаж, оптимизации маркетинга и улучшения обслуживания клиентов путём сохранения информации о клиентах (контрагентах) и истории взаимоотношений с ними, установления и улучшения бизнес-процедур и последующего анализа результатов. Под термином «CRM-система» понимается программный продукт (ПО), направленный на реализацию концепции CRM.
CRM — это направленная на построение устойчивого бизнеса концепция и бизнес стратегия, ядром которой является «клиент-ориентированный» подход. Создание информационной поддержки бизнес процессов работы с клиентами на базе KB позволит компании упрочить свое положение на рынке товаров или услуг.
Информационную поддержку изделия (ИПИ или англ. CALS - Continuous Acquisition and Life Cycle Support) на протяжении всего жизненного цикла(ЖЦ) изделия возможно обеспечить в рамках построенных на базе KB PDM и PLM систем. Технологии представления данных об изделии в электронном виде (PDM системы), набор методов для представления в электронном виде данных об изделии, относящихся к отдельным процессам ЖЦ изделия (PLM системы). Эти технологии предназначены для автоматизации отдельных процессов ЖЦ, что является первым этапом создания ЕИП.

Прежде всего, следует отметить, что грамотно построенная база знаний увеличивает скорость получения необходимой информации, и, следовательно, повышает качество управленческих решений.

Создание корпоративной базы знаний предприятия следует начинать с обследования потребностей, определения основных положений, регламентов работы, структур данных и связей между уже работающими системами. Потребности у предприятий (компаний) с различной деятельностью будут соответственно разные. В разделе решения для различных отраслей (Применение базы знаний) будут рассматриваться различные варианты построения корпоративной базы знаний.

Создание корпоративной базы знаний

Создание корпоративной базы знаний предприятия начинается с обследования. На этапе обследования уточняются требования к будущей системе и определяется техническая, методологическая и организационная готовность компании к внедрения KB.

При обследовании учитываются следующие аспекты:

• Бизнес-процессы компании в разрезе документов и информации;
• Точки входа и выхода документов (информации), справочных документов;
• Зоны ответственности сотрудников и подразделений компании;
• Техническая готовность программно-аппаратных средств компании для внедрения системы.

Большое значение имеет плановость внедрения KB и соблюдение требований командой внедрения и пользователями регламентов работы с объектами KB.

1 этап внедрения KB. Обследование и создание KB.

• Определение направлений по зонам ответственности подразделений.
• Создание команды внедрения. Руководители направлений должны обладать всеми административными правами необходимыми для принятия решений;
• Открытость системы позволяет совместить обследование с внедрением KB;
• Определение основных объектов системы;
• Разработка регламентов работы в системе с объектами системы;
• Разработка дополнительных отчетов в модуле отчетов KB
• Интеграция с уже работающими программными системами;
• Разработка программы и плана обучения сотрудников.

2 этап внедрения KB. Опытно-промышленная эксплуатация.

• Обучение сотрудников;
• Плановый ввод в эксплуатацию системы KB;
• Разработка объектов и отчетов по результатам первого этапа;
• Поддержание актуальности регламентов работы с объектами;

3 этап внедрения KB. Промышленная эксплуатация.

• Разработка объектов и отчетов (система открытая и находится в постоянном развитии);
• Поддержание актуальности регламентов работы с объектами.

На этапе обследования:

- определяются типы основных объектов их возможная классификация и данные, которые к ним относятся, определяются необходимые события;

- определяются регламенты работы с объектами основных типов;

- создаются основные типы объектов и определяются необходимые данные для них данные;

- для каждого типа объектов определяются группы пользователей, которые будут иметь различные права на объект;

- определяется потребности в версионности типов объектов и необходимости сохранять историю изменений;

- определяются программные средства уже работающие на предприятии и возможности их интеграции;

- определяются электронные ресурсы и их структура для расположения документов, если вы ограничены мощностями SQL Server. Бинарные документы – сами файлы документов могут храниться как в данных БД KB так и на различных электронных ресурсах. Следует определить регламенты наименований файлов – их кодирование, при необходимости. Это особенно может быть важно при создании PDM, PLM систем с различными данными из CAD/CAM систем.

Ведение объектов должно происходить в соответсвии с установленным для него регламентом. Большое значение имеет мотивация сотрудников для успешного внедрения KB на предприятии. Здесь отрабатывается взаимодействие сотрудников различных структурных подразделений.

Так, к примеру, подтверждается готовность конструкторского документа:
объект изделие с данными CAD системы должен пройти ряд событий подтверждений - в данных объекта (система событий) изделия устанавливается что объект прошел событие нормативный контроль и еще ряд подтверждений..